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Quels sont les diplômes à détenir pour pouvoir proposer un bilan en toute légalité ?

Si la règlementation n'impose pas les diplômes attendus des conseillers en bilan de compétences, pour autant certaines compétences sont indispensables pour mener à bien l'accompagnement et sa finalité. Ainsi, le conseiller ou l'organisme devra proposer des compétences en psychologie du travail, en orientation professionnelle, ou encore en connaissance RH, afin d'accompagner une personne en questionnement ou en recherche d'évolution professionnelle. 
De plus, les psychologues diplômés sont habilités à utiliser et à interpréter certains tests de personnalité.
Les compétences diversifiées des professionnels d'un organisme proposant du bilan seront un atout certain.

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Quels ont les éléments différenciant qui permettent de référencer plusieurs offres de Bilan de compétences sur la plateforme Mon Compte Formation ?

Les modalités de l’organisation du Bilan de compétences peuvent permettre de référencer plusieurs offres : 

• Le présentiel sur un ou plusieurs lieux bien définis : La personne peut sélectionner un organisme de formation qui dispose de locaux à proximité de son domicile ou de son lieu de travail. C'est un gage de qualité qui permet d’avoir un conseiller de proximité (exemple : afin que celui-ci puisse mieux percevoir les expressions non verbales de la personne et profiter d’une meilleure qualité dans une relation interactive).
• Le distanciel le cas échéant pour des raisons pratiques de logistique (avec mise en avant des outils, qualité du réseau Internet et moyens matériels qui seront à utiliser).
• Le mixte afin de profiter des avantages des deux formules.

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Quels sont, concrètement, les éléments de preuve attendus quant à la personnalisation de la prestation pendant l’entretien préalable/la phase préliminaire ?

Les éléments de preuve attendus ne seront axés que sur les trois phases réglementaires.

En ce qui concerne la phase préliminaire :  l’organisme peut présenter tout élément probant attestant cette phase d’écoute et d’analyse des besoins notamment le questionnaire rempli et signé par la personne formée. De même, l’organisme de formation devra présenter une traçabilité permettant de vérifier que la personne est volontaire pour réaliser son bilan notamment lorsque ce bilan est prescrit et co-financé par l’entreprise.

Ce document de suivi adapté à la situation et aux besoins devra mentionner :

• le nombre de sessions en face à face, les durées des sessions, le calendrier prévisionnel, etc. ;
• les modalités du déroulement du bilan définies conjointement avec la personne (présentiel, mixte, distanciel).

Il est nécessaire de préciser que cet entretien préalable est un acte commercial d’avant-vente qui permet à l’organisme d’établir un devis personnalisé à la suite des informations collectées. Il est donc nécessaire avant tout envoi d’une commande. 

La phase préliminaire devra reprendre en partie ces questions de découverte (abordées lors de l’entretien préalable) car un délai important peut exister entre l'information du bilan et le démarrage effectif de la prestation de bilan. La personne bénéficiaire de la prestation peut alors avoir entre temps fait évoluer ses attentes, ou bien le conseiller peut avoir changé.

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Lorsque l'on reçoit le dossier d'inscription CPF du bénéficiaire, nous devons personnaliser le devis. Pourtant la personnalisation du bilan de compétences se fait lors de l'entretien préliminaire, c'est-à-dire lors de la 1ère séance. Comment personnaliser le devis ?

La très grande majorité de centres de bilan de compétences propose à titre gracieux une « info bilan » ou « entretien préalable » de 45 minutes à une heure trente avec le potentiel futur conseiller. Cette proposition contient plusieurs avantages.

D’abord, le prestataire peut ainsi poser les bases du bilan de compétences (À quoi ça sert ? Comment ça se passe ? etc.) et prendre connaissance de la demande du bénéficiaire. Il peut être intéressant de vérifier la faisabilité du bilan de compétences et de voir si la personne concernée répond aux critères nécessaires (maîtrise de la langue française, volontariat, etc.). Ce temps permet d'informer le titulaire du compte CPF de toutes les modalités relatives au déroulement du bilan de compétences en l'adaptant à ses attentes, et ce en amont de la phase d’inscription. Cet entretien préalable avec la personne est donc nécessaire pour individualiser le projet et établir un devis parfaitement adapté à la demande, ce avant tout envoi de la commande dans EDOF. 

Il permet surtout au bénéficiaire de faire le choix du Centre de Bilan par lequel il souhaite être accompagné, car il aura pu échanger au préalable à son inscription avec le conseiller qui va l'accompagner durant toute la durée de son bilan (et vérifier ainsi ses compétences, son expérience en bilans de compétences, ou encore sa connaissance du bassin d'emploi et des métiers vers lesquels il souhaite s'orienter). 

Le bénéficiaire rencontre généralement un à trois centres de Bilan avant de faire son choix en toute connaissance de cause.
La phase préliminaire devra reprendre en partie ces questions de découverte car il se peut qu'un délai important existe entre l'info bilan et le démarrage effectif du bilan de compétences, au cours duquel le bénéficiaire peut faire évoluer ses attentes.

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Quelle est la durée minimum acceptée pour un bilan de compétences financé dans le cadre du CPF ?

Bien qu’aucun texte ne mentionne de durée minimum, la réponse au besoin de la personne accompagnée doit guider chaque organisme dispensant du bilan de compétences afin de définir un nombre d'heures raisonnable permettant de réaliser l'ensemble de la prestation telle que décrite dans les articles L.6313-4 et R.6313.-4 et suivants du Code du travail. 

Pour rappel, le guide d'éligibilité du bilan de compétences indique que "Si la règlementation ne fixe pas une amplitude minimale ou maximale, un bilan de compétences de qualité ne saurait s’étaler sur une très longue période ou a contrario n’être réalisé que sur une journée." Le bilan demande un investissement de la personne et implique des échanges dynamiques sur un temps concis afin de garder intacte la dynamique de la démarche. 

A contrario, un bilan de compétence ne peut être réalisé sur quelques heures ou quelques journées successives.

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Lors de la mise en place d'un bilan, est-il possible d’engager systématiquement 24 heures et d’ajuster à postériori selon les besoins du titulaire et son avancement ?

Il est possible d’ajuster la durée du bilan de compétences en fonction des besoins du titulaire et de son avancement, dès lors que le nombre d’heures n’excède par la durée fixée par l’article L.6313-4 du Code du travail. EDOF permet cet ajustement personnalisé de l’offre après échange avec la personne et évaluation du besoin réel.

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Peut-on proposer une offre de Bilan de compétences de 24 heures puis une autre de 18 heures et une autre de 13 heures ? Si non, pourquoi ? Pour quelle raison professionnelle ?

La réponse a été apportée lors du webinaire : plutôt que de démultiplier le nombre d'offres dans Mon Compte Formation il faut partir du principe que le bilan de compétences est une offre 100 % individualisée donc adaptée à la personne, à son parcours, à ses attentes et à son ou ses projet(s) professionnel(s). Il est tout à fait possible de définir une durée maximum de 24 heures et de l'adapter avec le bénéficiaire en fonction de l'avancée de la prestation d'accompagnement. Ainsi, une durée plus courte sera facturée auprès de la Caisse des Dépôts, au prorata du temps réellement passé en face à face avec le bénéficiaire.  

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Concernant les organismes qui proposent des bilans de compétences uniquement en distanciel, combien d’offres peuvent-ils référencer ?

Un organisme de formation peut référencer plusieurs offres quelles que soient les modalités retenues (présentiel, distanciel et/ou mixte). S’agissant d’une limitation des offres de bilans de compétences (en distanciel) sur Mon Compte Formation, la Caisse des Dépôts indique qu’une erreur s’est glissée dans le guide des règles d’éligibilité du mois de novembre 2022 : une rectification du guide est en cours. En revanche, il est rappelé qu’une multiplicité des offres ne doit pas avoir pour finalité de saturer le catalogue, mais doit être justifiée par des modalités particulières.

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Comment déclarer une sortie de formation si la durée est finalement plus courte que prévue, de sorte que le titulaire soit recrédité des droits non utilisés ?

Lorsque le titulaire a suivi l’intégralité de sa formation, même dans un temps court, l’organisme de formation déclare la sortie de la formation avec le motif « le stagiaire a suivi l’intégralité de son parcours … ». 

Dans le cas contraire, si le titulaire n’a pas suivi l’intégralité de sa formation, il peut faire une réclamation auprès de la Caisse des Dépôts. 
L’ensemble des réponses relatives à cette question se trouve ici :
https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/actualites/vous-declarez-la-sortie-de-formation-de-votre-stagiaire-quel-motif-selectionner

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Quelles sont les attentes de la Caisse des Dépôts pour justifier l’étalement de la prestation quel qui soit ? 

L’organisme de formation devra pouvoir justifier que l’étalement est lié à un événement inattendu, à la situation personnelle de la personne (telle qu’une maladie, une mutation…) l’empêchant de se mobiliser lors des séances planifiées. 

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Certains professionnels « sur-étalent » le planning du bilan pour des aléas différents : absences, besoin de rencontres métiers, période de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP)… Cette possibilité est mentionnée lors de la proposition. La pratique est-elle conforme aux attentes de la Caisse des Dépôts ?

L’entretien préalable et la phase préliminaire permettent de vérifier que la personne formée peut s’organiser pour participer à sa prestation de bilan de compétences. À la fin de sa prestation, la personne doit être en mesure d’avoir une vision claire de son projet professionnel.

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Le travail sur le CV ou sur la lettre de motivation sont-ils interdits ? 

Dans le guide, ainsi que lors du webinaire du 15 février 2023, il a été précisé ce qu’est un bilan de compétences. Il ne peut être consacré à la rédaction de CV ou lettres de motivation, en revanche un appui à la personne sur ces sujets à l’issue du bilan et en prestation complémentaire est tout à fait admissible : ce sera un plus à valoriser par l’organisme.

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Quelles sont les mentions rédhibitoires dans le document de synthèse ?

Il est attendu un certain nombre d’informations très concrètes dans le document de synthèse :

• les circonstances du bilan ;
• les compétences et aptitudes de la personne au regard des perspectives d’évolutions/de formation envisagées ;
• les éléments constitutifs du projet professionnel et le cas échéant du projet de formation ainsi que les principales étapes prévues pour la réalisation de ce projet.

La rédaction du document de synthèse est souvent pour le conseiller un exercice délicat car c’est un document structurant et confidentiel. 
On ne doit pas trouver des éléments strictement personnels et confidentiels dans le document de synthèse. 

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Quelle est la différence entre les actions réalisées dans le cadre du bilan de compétences et le coaching professionnel ?

Le bilan de compétences doit permettre à la personne accompagnée d'être en mesure d’avoir une vision claire de son projet professionnel, que ce soit une évolution de poste, une adaptation socio-professionnelle, une mobilité, un changement d’employeur, une recherche d’emploi ou encore une reconversion professionnelle ; tout en respectant le cadre légal définit précisément par les articles de loi. 
Cela n’est pas le cas d'un coaching, dont la prestation n’a pas la même finalité.
De plus, un coach n'aura pas forcément les compétences, l'expérience et l'habilitation sur certains tests de personnalité, de motivation, d'aptitudes et de compétences pour faire le choix du plus pertinent en fonction de la situation, pour les administrer et les interpréter directement auprès du bénéficiaire.

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Une personne en fin de carrière peut-elle faire un bilan de compétences pour gérer sa fin de carrière ?

Si la situation du bénéficiaire est une reconversion en fin de carrière pour s'orienter vers une nouvelle profession, et non pas une préparation de son départ en retraite, alors elle peut réaliser un bilan de compétences.

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La synthèse du bilan doit-elle être remise obligatoirement au dernier rendez-vous avec le bénéficiaire ou y a-t-il un délai de tolérance pour sa remise en cas de contrôle de la Caisse des Dépôts ? Si oui, quel délai ?

L’article R.6313-7 du Code du travail précise que l’organisme prestataire du bilan doit procéder à la destruction des documents élaborés pour la réalisation du bilan de compétences dès le terme de l’action de formation, ce qui implique que le bilan doit avoir été remis à la toute fin de l’accompagnement. Il ne s’agit pas d’une exigence de la Caisse des Dépôts mais bien d’une obligation règlementaire. 

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Quelles sont les preuves attendues précisément de la part de l’organisme de formation en cas de contrôle de la Caisse des Dépôts sur un bilan réalisé ?

Comme tout contrôle ou audit qualité, est réputé « ne pas exister tout ce qui n’est pas écrit ». Un organisme doit pouvoir fournir l’ensemble des justificatifs tendant à démontrer le respect du déroulement du bilan et la réalisation du document de synthèse final. L’article 3-2 des Conditions générales d’utilisation précise que la Caisse des Dépôts vérifie la bonne réalisation des offres référencées sur la plateforme. En cas de contrôle au regard des dispositions de l’article 13- de ces mêmes Conditions générales d’utilisation, l’organisme de formation doit présenter tout élément probant permettant de justifier des constats et/ou observations présentés par la Caisse des Dépôts. De plus, l’article 7-3 précise que l’organisme doit conserver tout document et pièce de nature à justifier de la réalité de la formation pendant quatre ans à compter de l’exécution de la formation et d’en assurer l’intégrité.

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Quelles sont les preuves attendues par la Caisse des Dépôts sur le travail personnel du bénéficiaire ?

Les preuves attendues correspondent à tout élément fourni par la personne et/ou recueilli par l’organisme de formation ayant permis la rédaction du document de synthèse. Chaque organisme dispose de pratiques et d’outils différents, il n’appartient pas à la Caisse des Dépôts d’écrire une doctrine à ce sujet.

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Quels sont les éléments de preuve attendus lors de la procédure contradictoire ?

Les organismes de formation seront informés par courrier de l’ouverture du contrôle des justificatifs à produire en fonction du contrôle et de son orientation. Ils devront présenter tout élément en leur possession prouvant que les bilans financés par le CPF ont bien respecté les dispositions réglementaires.

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Pourquoi avoir sélectionné Qualiopi comme mode d'entrée pour les bilans de compétences alors que cette certification n'a rien à voir avec la pratique mais plutôt avec un « joyeux excès de process administratif » ?

La loi du 5 septembre 2018 a créé une obligation de certification pour les dispensateurs de formation souhaitant bénéficier des fonds publics de la formation professionnelle. Le certificat Qualiopi a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences, qu’il s’agisse d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience ou d’actions de formation par apprentissage. Si un centre de bilan souhaite bénéficier de financement public, notamment le CPF, il doit justifier d'un fonctionnement de qualité, ce qui est l'objet de la certification Qualiopi.
Si l'organisme travaille sur des fonds privés, alors Qualiopi n'est pas exigé.

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Un bénéficiaire peut-il demander plusieurs bilans dans la même année ?

Si la personne a besoin de suivre plus d'un bilan de compétences dans une année, pour des raisons qu'elle aura la capacité de justifier, rien ne s’y oppose.Les entreprises qui financent le bilan peuvent-elles exiger la synthèse ?

L'article L. 6111-6 du Code du travail dispose que « Le document de synthèse peut être communiqué, à la demande du bénéficiaire, à l'opérateur du conseil en évolution professionnelle. Les résultats détaillés et le document de synthèse ne peuvent être communiqués à toute autre personne ou institution qu'avec l'accord du bénéficiaire ».  Sans accord du salarié, l'entreprise n'aura pas accès à la synthèse. Elle peut proposer en revanche un bilan professionnel (pratique RH interne à l’entreprise) que le salarié peut refuser de suivre.