L’indication par l’organisme de formation des dates d’entrée et de sortie de formation, ainsi que celle du taux de réalisation de la formation, tiennent lieu de déclaration du service fait.

Déclarer l’entrée en formation

L’organisme doit déclarer la date d’entrée effective du stagiaire en formation, en respectant un délai de trois jours ouvrés.

Déclarer la sortie de formation

Lorsqu’il déclare la sortie de formation, l’organisme indique la date effective de sortie de formation du stagiaire. Là aussi, il doit le faire dans un délai de trois jours ouvrés.

Attention, la sortie de formation n'est pas enregistrée tant que l'organisme n'a pas déclaré le service fait.

Déclarer le service fait

Une fois la date de sortie de formation renseignée, l’organisme de formation déclare la réalisation totale ou partielle du parcours par le stagiaire.

En cas de réalisation partielle, il précise :

• Si le stagiaire a été empêché d’aller au bout de son parcours en raison d’un cas de force majeure du stagiaire (à noter qu’aucun justificatif n’est à fournir par l’organisme)
• Pour quel motif le stagiaire n'a pas pu aller au bout de son parcours : soit il a abandonné ou été absent, soit l'organisme a dû interrompre la formation
• Le taux de réalisation de la formation
• La durée de ce qui n’a pas été réalisé par le stagiaire

Pour en savoir plus, consultez le guide « Gérer un dossier de l’entrée en formation à la déclaration de service fait ».

Bonne pratique : avant de transmettre sa déclaration de service fait, l’organisme de formation peut visualiser le montant de sa facture attendu par la Caisse des Dépôts (bouton « Quel sera le montant à facturer ? »). Si le montant est incohérent avec l’estimation de l’organisme, du fait d’une erreur de saisie par exemple, il lui suffit d’annuler sa déclaration pour la refaire, avant validation.

Réviser le service fait

Vous avez fait une erreur en déclarant le service fait ? Sachez que vous pouvez réviser votre déclaration jusqu’à la validation du service fait par la Caisse des Dépôts. Vous disposez de 5 jours ouvrés pour revoir votre déclaration, sous réserve que celle-ci n’ait pas déjà été modifiée par un gestionnaire de la Caisse des Dépôts. Vous pouvez ainsi modifier la date de sortie de formation, le niveau de réalisation, déclarer le cas de force majeure de votre stagiaire, modifier le motif de sortie et/ou le taux de réalisation.
 

Qui valide le service fait et sous quel délai ?

Le service fait est validé par les services de la Caisse des Dépôts. Cette validation est automatique, sous un délai de cinq jours ouvrés, sauf en cas de contrôle du service fait. 
Une fois le service fait validé par la Caisse des Dépôts, le dossier pourra être facturé et l’organisme de formation pourra transmettre les données de facture.
Pour en savoir plus, consultez le guide « Facturation et règlements ».