Vous pouvez être amené à faire des erreurs lors de la validation d’un dossier de formation, de la déclaration d’entrée ou de sortie de formation… Vous avez peut-être annulé à tort un dossier ou renseigné un taux de réalisation erroné lors de la déclaration de service fait…

Malheureusement, ni vous, ni la Caisse des Dépôts, ne peut modifier une donnée une fois que celle-ci a été validée dans le dossier de formation.

Nous vous invitons à la plus grande attention lorsque vous devez valider une information ou procéder à une action dans un dossier.

• A la réception de la demande d’inscription, avant de valider la proposition de commande, assurez-vous que les dates de session sont correctes, ainsi que le prix de la commande.
• Avant de déclarer l’entrée en formation, vérifiez bien que le stagiaire a effectivement bien démarré son parcours et que vous disposez des justificatifs nécessaires pour prouver l’entrée en formation en cas de contrôle par la Caisse des Dépôts.
• Lorsque vous procédez à la sortie de formation, assurez-vous que le stagiaire est effectivement bien sorti de formation ; à cette étape, il vous sera demandé de saisir une date de sortie ; en cas d'erreur, vous pourrez revenir en arrière au moment de la déclaration de service fait. Tant que vous n'avez pas déclaré le service fait, la sortie de formation ne sera pas enregistrée dans le système.
• A la déclaration de service fait, prêtez attention au calcul du taux de réalisation ; une fois validé, il aura des conséquences sur le montant à facturer, voire sur le compte CPF du titulaire.

Bonne pratique : avant de transmettre la déclaration de service fait, vous pouvez visualiser le montant de la facture attendu par la Caisse des Dépôts (bouton « Quel sera le montant à facturer ? »). Si le montant est incohérent avec votre estimation, du fait d’une erreur de saisie par exemple, il vous suffit d’annuler votre déclaration pour la refaire, avant validation.

Si vous avez un doute, pensez à consulter les guides à votre disposition.