Passage des examens : cadre général

Les examens ou évaluations sanctionnent la formation lorsqu’elle vise une certification inscrite au RNCP ou au Répertoire Spécifique. L’organisme de formation doit garantir l’accès aux épreuves, conformément à l’article L.6323-6 du Code du travail, mais il n’est pas tenu à un résultat (obligation de moyens).

Obligations des organismes de formation

Étape 1 : Avant le démarrage de la formation

• Informer le stagiaire sur :
  • Dates d’ouverture et de clôture des inscriptions à la certification.
  • Modalités d’inscription (procédure, plateforme, documents requis).
  • Conditions de passage (format, durée, lieu, règles).
  • Documents délivrés en cas de réussite (diplôme, attestation).
• Valider les prérequis pour garantir l’adéquation avec le référentiel de certification.
• Fournir toutes les informations nécessaires pour permettre l’inscription à la certification.

Étape 2 : Pendant la formation

• Assurer les conditions d’accès aux examens pour les certifications éligibles au Compte personnel de formation (CPF).
• Prendre en charge l’inscription des stagiaires dans la mesure du possible : utiliser les données du dossier « titulaire » (nom, prénom, date/lieu de naissance, coordonnées, niveau d’études).
• Gérer les cas spécifiques :
  • Diplôme du ministère de l’Éducation nationale :
    • Formation en présentiel (total ou partiel) : inscription par l’organisme.
    • Formation 100 % à distance : inscription par le stagiaire en candidat libre.
  • Certification expirée
    • Vérifier auprès du certificateur la date limite d’inscription.
    • Si inscription impossible avant la fin de la formation, il est nécessaire d’en informer le stagiaire et d’annuler le dossier.

Étape 3 : Qualité et conformité

Il est nécessaire de respecter le Référentiel National Qualité (RNQ) et de certification Qualiopi pour bénéficier des financements publics. Vous devez vérifier la cohérence entre l’offre publiée et le programme réel, c'est-à-dire :

• Positionner le stagiaire pour adapter la prestation.
• Documenter les modalités pédagogiques, d'accompagnement et d’évaluation.
• Anticiper les contrôles qualité (17 critères : qualité pédagogique, conditions de réalisation, adéquation avec le projet professionnel).
• Conserver toutes les preuves nécessaires : attestations, justificatifs, documents administratifs.

Pour en savoir concernant la démarche d’évaluation de la qualité des actions de formation éligibles au CPF, la Caisse des Dépôts met à votre disposition un guide d’autoévaluation.

Obligations des stagiaires

L’article 8 des Conditions Générales précise les obligations des titulaires :

• S’inscrire à l’examen : effectuer les démarches nécessaires auprès de l’organisme ou du certificateur.
• Se présenter aux évaluations/examens prévus à l’issue de la formation.
• Respecter les consignes et fournir les documents requis.

En cas d’impossibilité d’inscription

Si, pour des raisons administratives ou calendaires (ex. certification expirée, sessions closes), l’inscription au passage de l’examen devient impossible :

• Vous devez en informer le stagiaire dès que possible,
• Et procéder à l’annulation du dossier si nécessaire.