Report, prolongation, quelle différence ?

Vous pouvez être amené à reporter une session de formation, pour cas de force majeure ou parce que vous n’avez pas le nombre requis de participants, ou encore parce que votre formateur vous a fait défaut...

Le report de la session de formation implique que celle-ci n’ait pas encore démarrée. Vous reportez la date de début et/ou la date de fin de session ; vous n’avez pas de stagiaires entrés en formation sur cette session.

Vous pouvez aussi être amené à prolonger une session de formation, car des motifs impérieux vous ont contraint, vous ou votre stagiaire, à suspendre votre/sa formation.

La prolongation de la session de formation implique que celle-ci ait démarrée. Vous n’avez que la date de fin de session à reporter. Vous avez des stagiaires entrés en formation sur cette session.

Dans les deux cas, il ne s’agit que d’une modification de dates de session ; le contenu de la formation, ses objectifs, la certification visée, le prix total de la formation, etc. ne sont pas modifiés.

Est-ce que je peux modifier les dates de début et de fin de session ?

Vous ne pouvez pas modifier les dates directement dans les dossiers de formation, pas plus que la Caisse des Dépôts ! Même si vous avez modifié votre catalogue, cette action ne modifie pas « automatiquement » les dates de session dans les dossiers de formation. Vous devez donc annuler ou clore les dossiers pour que vos stagiaires puissent faire une nouvelle demande d’inscription, soit pour reporter leur inscription, soit pour prolonger la durée de leur formation.

Comment reporter un dossier de formation ?

Si vous n’avez pas encore validé la demande d’inscription, vous pouvez soit modifier les dates de session dans le dossier, soit refuser le dossier pour que le titulaire fasse une nouvelle demande d’inscription. 
Si le dossier a été validé, par vous-même et par le titulaire de compte, vous devez annuler le dossier de formation. Une fois cette opération faite, les droits du titulaire qui avaient été réservés seront libérés ; s’il a payé un reste à charge, ce dernier lui sera remboursé dans un délai maximum de 30 jours. Il pourra alors faire une nouvelle demande d’inscription.

Comment prolonger un dossier de formation ?

Pour rappel, la prolongation de la session de formation n’est autorisée que si cette prolongation est justifiée par l’existence d’un cas de force majeure, pour le titulaire et/ou pour l’organisme de formation (art. 6.2 des Conditions Générales d’Utilisation).

Si vous avez déjà fait entrer en formation le stagiaire, vous devez déclarer la sortie de formation et le service fait. La réalisation de la formation est forcément partielle. Vous devez choisir le motif de sortie "L'organisme a interrompu la formation avec une proposition de report".

Une fois le service fait validé, le stagiaire peut faire une nouvelle demande d'inscription, pour suivre la fin de son parcours, à de nouvelles dates de session.

Un guide est à votre disposition pour vous aider : « Reporter ou prolonger une session de formation ».