1. Après la transmission par la Caisse des Dépôts du courriel annonçant l’ouverture d’un contrôle qualité, que dois-je faire si je n’ai pas reçu le mail de la part de l’équipe de contrôleurs EY/Sauléa avec la liste des éléments probants à communiquer ?

La Caisse des Dépôts vous informe premièrement par courriel et par courriel recommandé de l’ouverture d’un contrôle qualité. Ensuite, vous recevrez un second message de la part de l’équipe de contrôleurs (EY/Sauléa) précisant l’action contrôlée et la liste des éléments probants à transmettre.

Si ce second message n’a pas été reçu, vérifiez la boîte mail du représentant légal de votre organisme de formation tel que renseigné sur l’Espace des Organismes de Formation (EDOF). Contrôlez également l’espace « indésirables » ou « spams » de cette boîte mail.

Si vous ne parvenez toujours pas à trouver le courriel transmis par l’équipe de contrôleurs (EY/Sauléa), signalez ce problème en contactant l’adresse mail indiquée dans le courriel reçu de la part de la Caisse des Dépôts.

2. Une fois contacté en vue d’un contrôle qualité, à partir de quelle date le délai de 10 jours ouvrables pour transmission des documents commence-t-il ?

La date butoir pour transmettre les documents se calcule à partir du lendemain de la réception de la lettre recommandée envoyée par l’équipe de contrôleurs (EY/Sauléa). Ce délai est de 10 jours ouvrables, c’est-à-dire tous les jours, du lundi au samedi inclus, hors dimanches et jours fériés.

Exemple : Si je reçois la lettre de la part de l’équipe de contrôleurs (EY/Sauléa) le lundi 30 juin, alors je dois transmettre les documents avant le vendredi 11 juillet inclus.

3. Comment transmettre les documents probants attendus au titre du contrôle à l’équipe de contrôleurs ?

Les documents doivent être envoyés via la plateforme Media Shuttle. La plateforme est accessible à partir d’un lien sécurisé transmis par mail par l’équipe de contrôleurs (EY/Sauléa). Si vous n’avez pas reçu ce lien, veuillez-vous référer au point 4. Pour vous aider, n’hésitez pas à suivre le guide Media Shuttle transmis en pièce jointe du mail annonçant le contrôle.

Le lien reste actif pendant toute la durée du contrôle. Vous pouvez le sauvegarder et le réutiliser pour des envois complémentaires. 
    
Pour plus de facilité, avant envoi, regroupez tous les documents au sein d’un seul fichier au format « ZIP ». Si cela n’est pas possible, déposez vos documents un par un, en une seule fois, sur la plateforme Media Shuttle.

4. En cas de contrôle qualité de mon organisme, quelle est la marche à suivre si je n'ai pas reçu par mail le lien me permettant de transmettre les documents ?

Vérifiez la boîte mail du représentant légal de votre organisme de formation tel que renseigné sur l’Espace des Organismes de Formation (EDOF). Consultez également l’espace « indésirables » ou « spams » dans la boîte mail du représentant légal.

Si vous ne parvenez toujours pas à trouver le mail contenant le lien Media Shuttle, contactez l’adresse mail figurant dans le courrier reçu de la part de la Caisse des Dépôts pour demander l’envoi du lien.

5. Que se passe-t-il à la suite de mon envoi des documents ? Vais-je recevoir une notification/ confirmation ?

À la suite de votre envoi des documents sur Media Shuttle, vous recevrez, sur l’adresse mail du représentant légal de votre organisme de formation, une notification automatique confirmant la bonne réception de vos fichiers sur la plateforme.

Cette confirmation récapitule les fichiers transmis. Cela vous permet également vérifier que l’ensemble des documents souhaités ont bien été envoyés.

6. Lors de la transmission des documents probants à l’équipe de contrôleurs, que dois-je faire quand un seul document correspond à plusieurs codes ?

Il est tout à fait possible que l'un de vos documents corresponde à plusieurs codes. Dans ce cas précis, il est nécessaire de nommer ce document en indiquant les différents codes auxquels il répond.

Exemple : Nom-organisme-formation_1-4-8.pdf pour un document répondant aux éléments 1, 4 et 8.

7. Comment dois-je m’organiser si le document demandé ne me concerne pas ou est non-applicable ?

Si vous n’êtes pas concerné par un élément probant, créez un fichier (Word, PDF, texte ou autre) numéroté en fonction du code du document demandé. Expliquez clairement en quoi cet élément est non applicable.

Si cette situation s'applique à plusieurs cas non applicables, regroupez toutes les informations au sein d’un seul document explicatif.

8. Que symbolisent les documents marqués par un astérisque (*) dans la liste des éléments probants demandés ?

Les documents marqués par un astérisque sont les documents à transmettre si l’action de formation contrôlée est une formation certifiante (RNCP ou RS).

9. Quelles sont les modalités de la visite sur place dans le cadre d’un contrôle exhaustif ?

Si un contrôle exhaustif est nécessaire en complément de l'analyse de vos documents, l'équipe de contrôleurs (EY/Sauléa) vous contactera pour fixer une date de visite dans vos locaux. Lors de cette visite (d’environ deux à trois heures), les contrôleurs examineront vos infrastructures et réaliseront des entretiens, notamment avec le/la responsable administratif ainsi que le/la responsable pédagogique.

10. Une fois les documents probants transmis à l’équipe de contrôleurs EY/Sauléa, sous combien de temps aurai-je un retour sur les conclusions du contrôle ?

Le délai dépend de la complexité des dossiers analysés et des éventuelles demandes complémentaires. Une réponse est apportée en général dans les 6 à 8 semaines suivant la réception de vos documents par l’équipe de contrôleurs.

11. A travers quel support recevrai-je les conclusions du contrôle ?

Vous recevrez un rapport écrit, envoyé par la Caisse des Dépôts ou par l’équipe de contrôleurs (EY/Sauléa). Celui-ci indiquera les principales conclusions du contrôle (Validé/Validé avec réserve/Invalidé), et le cas échéant, les écarts constatés et recommandations pédagogiques associées.