Une fois la date de sortie de formation saisie, l’organisme de formation valide la réalisation totale ou partielle du parcours par le stagiaire.

En cas de réalisation totale, le taux de réalisation sera automatiquement mis à 100%. 

En cas de réalisation partielle, l'organisme précise : 

• Si le stagiaire a été empêché d’aller au bout de son parcours en raison d’un cas de force majeure (à noter qu’aucun justificatif n’est à fournir par l’organisme)
• Le taux de réalisation de la formation
• La durée de ce qui n’a pas été réalisé par le stagiaire (cette donnée n'est pas obligatoire)

Une vigilance particulière doit être apportée au calcul du taux de réalisation ; en effet, en cas de réalisation partielle de la formation, la Caisse des Dépôts se basera sur ce taux pour calculer le montant à payer à l'organisme de formation et le montant à recréditer ou rembourser au titulaire de compte, selon les règles édictées dans les Conditions Générales et les Conditions Particulières des Organismes de formation.

Ce taux n'est pas calculé automatiquement ; c'est à l'organisme de formation de le calculer en fonction des justificatifs d'assiduité du stagiaire. 

Bonne pratique : avant de transmettre sa déclaration de service fait, l’organisme de formation peut visualiser le montant de sa facture attendu par la Caisse des Dépôts (bouton « Quel sera le montant à facturer ? »). Si le montant est incohérent avec l’estimation de l’organisme, du fait d’une erreur de saisie par exemple, il lui suffit d’annuler sa déclaration pour la refaire, avant validation.

Sachez que vous pouvez réviser votre déclaration jusqu’à la validation du service fait par la Caisse des Dépôts. Vous disposez de 5 jours ouvrés pour revoir votre déclaration, sous réserve que celle-ci n’ait pas déjà été modifiée par un gestionnaire de la Caisse des Dépôts. Vous pouvez ainsi modifier la date de sortie de formation, le niveau de réalisation, déclarer le cas de force majeure de votre stagiaire, modifier le motif de sortie et/ou le taux de réalisation.

Si l'erreur est constatée trop tard (une fois le service fait validé), vous pouvez contacter la Caisse des Dépôts via la rubrique "Assistance". Nous vous invitons à être le plus explicite possible dans votre commentaire et à joindre tout document attestant du service fait et justifiant votre demande. Un gestionnaire prendra contact avec vous pour vérifier le service fait et vous conseiller sur la démarche à suivre.

Si vous souhaitez percevoir un paiement d’un montant supérieur à celui auquel vous ouvrez droit conformément à votre déclaration de service fait, vous devez nous solliciter via le parcours assistance en sélectionnant le thème ma facturation ou mes paiements et le motif « Réviser le montant de ma facture à la hausse » et vous devez produire des pièces justifiant de la réalisation de la formation et du règlement réclamé.

Ces pièces doivent être de nature à attester la réalisation de la formation, l’accompagnement du stagiaire, la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation de la formation et la cohérence entre le parcours de formation et les attendus de la certification visée. Ces pièces devront également permettre d’identifier de manière probante le stagiaire ayant réalisé la formation. Ces pièces doivent aussi attester le motif de sortie de formation et le taux de réalisation que vous avancez.

Voici les pièces justificatives que vous devez dès à présent transmettre au titre de votre demande de correction de la déclaration de service fait :