L’organisme de formation dispose de trois jours ouvrés pour déclarer l’entrée en formation d’un stagiaire. Cette date doit être effective et justifiable en cas de contrôle de service fait.

À noter : Vous n'êtes pas obligé de déclarer une entrée en formation à la date de début de session, qui peut être une date théorique, mais plutôt la date à laquelle le stagiaire est effectivement entré en formation.

Que vérifier avant de déclarer l’entrée en formation ?

Avant de déclarer l’entrée en formation du stagiaire, quelques points sont essentiels doivent être vérifiés : 

1. Le dossier doit être au statut « accepté » : dans le cas contraire, vous prenez le risque d'assurer une prestation qui ne sera pas payée par la Caisse des Dépôts.
2. Le stagiaire doit avoir démarré son parcours : vous devez pouvoir justifier l’entrée en formation réelle (feuille de présence signée, première activité démarrée en cas de formation à distance, etc.)

Comment déclarer l’entrée en formation ?

Pour déclarer l’entrée en formation d’un stagiaire, vous devez :

1. Dans le menu « Dossiers », sélectionnez l’entrée « Dossiers en cours », puis cliquez sur l’onglet « Accepté ».
2. Ouvrez le dossier du titulaire et cliquez sur le bouton « Déclarer l’entrée en formation ».
3. Saisissez la date effective (réelle) à laquelle le stagiaire a commencé sa formation.

Dès validation, les droits CPF du titulaire sont débités de son compte et vous recevez automatiquement un acompte si la session de formation dure plus de trois mois.

Attention : en cas d’erreur de déclaration, aucune annulation n’est possible. Vous devrez rembourser l’acompte perçu par erreur à la Caisse des Dépôts et ne pourrez pas facturer d’indemnité d’annulation. 

En résumé : que vérifier avant de déclarer ?

• le dossier est bien au statut “accepté”
• le stagiaire a réellement commencé sa formation
• vous disposez d’une preuve du démarrage (feuille de présence, activité en ligne, etc.)